Anul 2023 a fost unul cu modificari şi completări legislative semnificative în domeniul arhivistic. Primele modificări au venit în prima luna a anului, prin publicarea în Monitorul Oficial din data de 11 ianuarie a Legii nr. 26/2023 pentru modificarea și completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (r) și a Legii nr. 53/2003-Codul Muncii. Noua lege prevede modificări şi completări în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 care să clarifice anumite aspecte legate de documentele creatorilor desfiinţaţi/dizolvaţi aflate la prestatorii de servicii arhivistice autorizaţi de Arhivele Naţionale. Astfel, sunt prevăzute obligaţii pentru operatorii economici autorizaţi precum cea de a publica toate denumirile anterioare cunoscute ale creatorilor desfiinţaţi/dizolvaţi de la înființare și până la desființare sau radiere sau obligaţia de a elibera, la cererea celor interesați, certificate, adeverințe, copii ori extrase de pe documentele pe care le deţin, în cel mult 60 de zile calendaristice (până la apariţia acestei legi nu era menţionat un termen în acest sens). De asemenea, noua lege prevede ca limitele maxime ale tarifelor percepute pentru eliberarea acestor documente sa fie stabilite anual, printr-un ordin al preşedintelui Casei Naţionale de Pensii. Legea nr. 26/10.01.2023 a adus şi o modificare în Codul muncii potrivit căreia firmele sunt obligate, în cazul insolvenţei, falimentului sau lichidării, să elibereze salariaţilor, în cel mult 60 de zile, un document care să ateste activitatea desfășurată de aceștia, să înceteze şi să transmită în registrul general de evidență a salariaților încetarea contractelor individuale de muncă, în caz contrar riscând amendă de la 300 lei la 1.000 lei.
Măsurile conținute de această lege au devenit aplicabile efectiv începând cu data de 5 octombrie 2023, dată la care a fost publicat în Monitorul Oficial Ordinul MAI nr. 151/2023 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (r). Aceste norme au adus şi o serie de modificări privind condiţiile de autorizare a operatorilor economici de către Arhivele Naţionale cum ar fi: deţinerea unui spațiu distinct pentru fiecare serviciu de arhivare, excluzând astfel posibilitatea ca serviciile arhivistice să poată fi prestate exclusiv la sediul beneficiarilor, obligativitatea ca autorizația de securitate la incendiu să vizeze toată clădirea din care face parte depozitul sau spațiul din care face parte încăperea amenajată, prezentarea unor documente justificative suplimentare privind personalul angajat. De asemenea, au fost aduse completări cu privire la registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, structurile judeţene ale Arhivelor Naţionale urmând a întocmi o evidenţă a fondurilor arhivistice aflate în gestiunea operatorilor economici autorizaţi. O listă a fondurilor arhivistice deţinute de Utildeco Group SRL, în calitate de operator economic autorizat de Arhivele Naţionale ale României, poate fi consultată aici.
Măsura privind stabilirea limitelor maxime ale tarifelor percepute de către prestatorii de servicii arhivistice pentru eliberarea de certificate, adeverințe, copii ori extrase de pe documentele pe care le deţin, prevăzută în Legea nr. 26/2023, a devenit aplicabilă începând cu data de 4 octombrie 2023, când a fost publicat în Monitorul Oficial Ordinul CNPP nr. 299/2023 privind aprobarea limitelor maxime ale tarifelor solicitate pentru serviciile arhivistice prestate de către operatorii economici autorizați. Limitele maxime ale tarifelor sunt prevăzute în anexa acestui ordin. Aceste limite maxime vor fi actualizate anual, prin ordin al președintelui Casei Naționale de Pensii Publice, în conformitate cu art. 29 alin. (3) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, în funcție şi de nivelul salariului minim brut pe economie. Până la apariţia acestei legi, tarifele maxime practicate de operatorii economici autorizaţi erau cele avizate de Arhivele Naţionale la începutul anului 2014, pornind de la propunerile Uniunii Naţionale a Practicienilor în Insolvenţă. Timp de aproape 10 ani aceste tarife au rămas neschimbate, fără a ţine cont de creşterea salariului minim brut pe economie, fapt care a îngreunat peste măsură activitatea operatorilor economici autorizaţi în procesul de soluţionare a cererilor primite.
Tot în domeniul arhivării documentelor pot fi încadrate şi modificările privind reducerea termenelor de păstrare pentru unele documente financiar-contabile aduse prin Legea nr. 1995/2002 şi Legea nr. 36/2023. Astfel, registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de cinci ani, calculați de la dată de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii care până la apariţia acestor modificări aveau prevăzut termenul de păstrare de 50 de ani. Trebuie de menționat însă că rămâne în vigoare regula privind păstrarea documentelor justificative pentru bunurile cu durată de viață mai mare de cinci ani, aceste documente păstrându-se pe întreaga durată a vieții bunurilor respective.
Şi în domeniul arhivării electronice a documentelor au existat propuneri de modificare a unor acte normative. Astfel, în luna septembrie 2023 a primit acordul Senatului un proiect de lege care are ca obiect de reglementare completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, precum şi modificarea şi completarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, în scopul facilitării arhivării documentelor electronice de către creatorii de documente în general şi, în special, de către autorităţile şi instituţiile publice. Deocamdată, toate aceste modificari şi completări rămân la stadiul de propuneri, proiectul de lege fiind trimis la Camera Deputaților pentru dezbatere și votul final.
Întreprinderea socială de inserţie şi unitatea protejată Util Deco Group SRL, operator economic autorizat de Arhivele Naţionale ale României pentru prestarea serviciilor arhivistice de Prelucrare arhivistică, Legătorie, Păstrare şi conservare şi Utilizare documente, va urmări în continuare noutăţile legislative în domeniul arhivistic şi vă va ţine la curent prin intermediul paginii https://depozitarhivare.ro/.
