Pentru activitatea de arhivare a documentelor organizației dvs. puteți apela la serviciile unei entități specializate în Arhivarea documentelor. Unitatea protejată autorizată UtilDeco din Iași oferă servicii complete de arhivare: legătorie, depozitare, distrugere autorizată, arhivare electronică și consultanță în domeniul arhivării. UtilDeco este afacerea socială înființată de “Fundaţia Alături de Voi” România (ADV), în anul 2008, ca soluție de angajare pentru tinerii cu dizabilități, a celor care vin din sistemul de protecție al copilului sau din familii cu probleme.
Persoanele juridice din România cu peste 50 de angajați pot să achiziționeze, pe bază de parteneriat, produse sau servicii realizate prin activitatea proprie a persoanelor cu handicap angajate în unități protejate autorizate, conform Legii 193/2020. Persoanele juridice care au un contract de parteneriat cu o unitate protejată autorizată pot să achiziționeze produse/servicii pe care să le deconteze (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut, așa cum este prevăzut de art. 78 alin. 3 lit b din Legea 448/2006 și de art. 43 din Normele metodologice ale Legii nr. 448/2006.
În acest articol veți afla despre:
- Procedura arhivare documente: Introducere
- Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente
- Păstrarea documentelor. Organizarea depozitului de arhivă
- Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale
- Procedura arhivare documente. Alte prevederi
1. Procedura arhivare documente: Introducere
Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale republicată, Legea nr. 138 din 30 aprilie 2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, precum și Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevăd următoarele:
Constituie izvoare istorice și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, de către persoane fizice autorizate, profesioniști care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale și persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecție specială, în condțiile legii Arhivelor Naționale.
Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, în sensul legii Arhivelor Naționale se întelege: acte oficiale și particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, proclamații, chemări, afisș, planuri, schițe, hărți, pelicule cinematografice și alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum și înregistrări foto, video, audio și informatice, cu valoare istorică, realizate în țară sau de către creatori români în străinatate.
Persoanele fizice și persoanele juridice, creatoare și deținătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, denumite creatori și deținători de documente, răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în condițiile prevederilor legii arhivelor.
Arhivele Naționale acordă asistență de specialitate și asigură desfășurarea unitară a operațiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor și deținătorilor de documente.
Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 includ prevederi referitoare la procedura arhivare documente.
Persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente, au obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivă, organizate în funcţie de complexitatea şi cantitatea arhivelor pe care le creează sau le deţin. Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, precum şi structura şi competenţa compartimentelor de arhivă vor fi stabilite de conducerea unităţii creatoare şi deţinătoare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naţionale sau, după caz, al direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Fac excepţie de la aceste prevederi Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii, Serviciul Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale.
Formarea, perfecţionarea şi atestarea personalului compartimentului de arhivă se realizează prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică, contra cost.
2. Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente
Procedura arhivare documente: Evidenţa documentelor
Creatorii de documente sunt obligaţi să înregistreze toate documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern. Înregistrarea documentelor se face la registratura generală, fie într-un singur registru de intrare-ieşire, fie, concomitent, în mai multe, fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete. Când creatorul de documente primeşte, emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente, înregistrarea acestora se poate face şi la fiecare compartiment de muncă În această situaţie, la registratura generală se înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare. Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor. Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an. La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele clemente: numărul de înregistrare, data înregistrării, numărul şi data documentului date de emitent, numărul filelor documentului, numărul anexelor, emitentul, conţinutul documentului în rezumat, compartimentul căruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvării, destinatarul, numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului. Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece, în rubrica corespunzătoare, numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele intrate, completându-se coloanele adecvate. În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.
Gruparea documentelor în dosare. Întocmirea nomenclatorului dosarelor
Anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii, după modelul din anexa nr. 1 a Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996. Nomenclatorul se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare.
Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente. Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente şi se confirmă, la nivel central, de către Arhivele Naţionale şi, la nivel local, de către direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Constituirea dosarelor
După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului, şi se predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire. In vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează următoarele operaţiuni:
- documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.). Când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;
- se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele.
- documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
- dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 – 300 file, iar în cazul depăşirii acestui număr se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
- filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru. În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum;
- pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare;
- pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, lucrătorul de Ia compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine … file”, în cifre şi ,între paranteze, în litere, după care semnează şi menționează data certificării.
Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul de Arhivă
Dosarele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare, întocmite după modelul prezentat în anexa nr. 2 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă. Astfel, fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator, la compartimentul respectiv. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare volum va primi un număr curent distinct. Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dată cu dosarele la compartimentul de arhivă.
Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţionarea nepredării lor; în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va menţiona acest lucru.
Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început, menţionându-se în inventar datele extreme.
In ce priveşte completarea rubricii „Conţinutul dosarului”, se vor preciza genurile de documente (corespondenţă, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele conţinute şi, după caz, perioada la care se referă.
La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă compartimentului creator, care efectuează corecturile ce se impun.
Evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în registrul de evidenţă curentă, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996. În cazul în care compartimentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice, în registrul de evidenţă curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond.
În registrul de evidenţă curentă, la capitolul „Preluări”, se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor preluate. Fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine.
Pentru fiecare inventar se notează:
- numărul de ordine al inventarului:
- data preluării documentelor din inventarul respectiv;
- denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
- datele extreme ale documentelor;
- totalul dosarelor din inventar:
- totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv:
- numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior. Se va înscrie numărul din inventar al fiecărui dosar reţinut de compartiment.
La capitolul „Ieşiri” se trec:
- dala ieşirii dosarelor din evidenţă:
- unde s-a predat;
- denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă;
- totalul dosarelor ieşite.
Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării, transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.
Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte. după caz.:
- proces-verbal de selecţionare (conform anexei nr. 5) din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;
- proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6) din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;
- proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele Naţionale.
Procedura arhivare documente: Selecţionarea documentelor
În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective. Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare.
Comisia efectuează selecţionarea atât a documentelor create de unitatea respectivă, cât şi a celor create de alte unităţi şi păstrate în depozitul unităţii.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate, însoţite de procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale, în cazul unităţilor centrale, sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor locale.
Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă potrivit nomenclatorului acestea au termene de păstrare temporară.
Documentele se păstrează, în ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare. Matricele sigilare (sigilii, ştampile, parafe), confecţionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariază, în ordinea dării lor în folosinţă, într-un registru, după modelul prezentat în anexa nr. 6 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.
Documentele secrete de stat se înregistrează manipulează, studiază si păstrează potrivit actelor normative în vigoare privind apărarea secretului de stat.
Operaţiuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme şi termene de păstrare
Documentele care se găsesc în arhivă neconstituite, conform nomenclatorului, se ordonează, inventariază şi selecţionează la compartimentul de arhivă. În acest sens se au în vedere:
- determinarea apartenenţei la fond (fondarea), ţinându-se seama de denumirea destinatarului, ştampila de înregistrare, rezoluţie sau note tergale conţinutul actului;
- ordonarea documentelor în cadrul fondului, după un criteriu stabilit (pe an şi compartimente de muncă, iar în cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente şi ani, iar în cadrul anului pe probleme, alfabetic s.a.). În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani se ordonează la anul cel mai vechi al dosarului, fără a se lua în consideraţie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.
În cazul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante), fondarea se efectuează după criteriile menționate mai sus. Ordonarea documentelor se face după criteriul cronologic, iar apoi se grupează pe probleme, în dosare. Inventarierea dosarelor, registrelor etc. se întocmeşte pe ani, indiferent de termenul de păstrare. Selecţionarea se efectuează de către comisia de selecţionare pe baza inventarului. Comisia de selecţionare cercetează dosarele, poziţie cu poziţie, stabilind unităţile arhivistice care se elimină şi cele care se reţin, acestea prezentând importanţă ştiinţifică şi practică. Pentru unităţile arhivistice care se propun a fi eliminate se întocmeşte un proces-verbal în care se menţionează anul creării documentului şi numărul curent al unităţii arhivistice din inventar.
Pe parcursul ordonării documentelor fără evidenţe, aflate în depozitul de arhivă, se separă documentele de acelaşi fel, cu termene de păstrare 1-5 ani (boniere, chitanţiere, fişe de pontaj, condici de prezenţă), în vederea eliminării lor globale, cu ocazia selecţionării, la expirarea termenului de păstrare. Inventarele vor cuprinde: numărul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (în metri lineari sau unităţi arhivistice), poziţia din nomenclator şi termenul de păstrare.
Folosirea documentelor
Procedura arhivare documente include și regulile privind folosirea documentelor din arhivă. Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi folosite pentru cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări, acțiuni educative, elaborarea de publicații, eliberarea unor copii, extrase, certificate. Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă, pentru cercetare, se consemnează într-un registru de depozit, conform anexei nr. 8 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996. În locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fişă de control, conform anexei nr. 9 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996. Fişa se va anula la rearhivarea dosarului.
Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub formă de reproduceri.
Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naționale, drepturile și libertățile cetățenilor, prin datele și informațiile pe care le conțin, sau cele a căror integritate fizică este în pericol nu se dau spre cercetare. Fac parte din această categorie documentele care:
- privesc siguranța, integritatea teritorială și independența statului român, potrivit prevederilor constituționale și ale legislației în vigoare;
- pot leza drepturile și libertățile individuale ale cetățeanului;
- sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situație stabilită de comisia de specialitate și consemnată într-un proces-verbal;
- nu sunt prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de către dețănătorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6 din Legea Arhivelor Naționale.
Procedura arhivare documente: Ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi valorificarea documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică
Prin documente tehnice şi de înregistrare tehnică, conform Legii Arhivelor Naţionale, se înţelege: totalitatea actelor purtătoare de informaţie tehnică sau produse ale acţiunii de înregistrare tehnică pe suporţi magnetici, fotosensibili sau din hârtie tratată special etc.
Documentele tehnice şi de înregistrare, indiferent de natura informaţiilor, a suportului sau a scrisului, se înregistrează la intrarea, crearea sau ieşirea lor, după caz. înregistrarea se poate face fie pe bază de registru de intrare-ieşire, fie pe calculator, într-un fişier special, fie prin alte mijloace moderne de înregistrare, într-o registratură generală, ori pe compartimente, cu condiţia asigurării regăsirii rapide a documentelor în circulaţia lor de la intrare/creare la ieşire/arhivare.
Unităţile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhivă în al doilea an după crearea lor sau în al doilea an după ce procesul tehnic, pentru care au fost întocmite, a fost încheiat. Predarea se face pe bază de proces-verbal şi inventare (anexele nr. 2 și 3 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996).
Intrările, ca şi ieşirile din gestiunea arhivei, se consemnează în registrul de evidenţă curentă, întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 4 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.
Procedura arhivare documente: Prelucrarea arhivistică a documentelor tehnice şi de înregistrare
Întreaga activitate desfăşurată asupra documentelor tehnice şi de înregistrare se realizează cu respectarea principiilor generale:
– unitatea fondurilor, respectul faţă de creatorul de fond şi sistemul său de organizare şi drepturile comunităţilor locale asupra documentelor propria, precum şi a celor specifice arhivelor tehnice şi de înregistrare;
– compatibilitatea sistemelor şi prioritatea conservării asupra tuturor celorlalte principii, criterii, modalităţi.
În acest sens, toate documentele create de o societate, instituţie, familie sau persoană fizică (fonduri arhivistice), ori selecţionate de o instituţie, familie sau persoană fizică (colecţie) trebuie să se păstreze într-un singur loc, sub o singură gestiune şi prelucrare (principiul unităţii fondurilor).
Deşi în mod teoretic documentele tehnice şi de înregistrare nu formează singure fondul arhivistic al instituţiei creatoare, ci numai o structură a acestuia, în mod practic ele se organizează separat. Motivele acestei separaţii sunt determinate atât de natura suportului şi a conservării, cât şi de regimul de consultare şi valorificare.
Ordonarea documentelor tehnice şi de înregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond, după natura suportului şi în cadrul acesteia, pe baza criteriilor: cronologic; zona geografică sau grad geografic; categorie de document; alfabetic; tematic; formă; format; scara; faza de proiect; alte criterii.
Procedura arhivare documente: Cotarea unităţilor arhivistice si inventarierea lor pentru documentele tehnice şi de înregistrare
Odată terminată ordonarea sau concomitent cu ordonarea unităţilor arhivistice. se trece la inventarierea şi cotarea documentelor.
Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite într-un dosar, o rolă ori înregistrate pe o bandă sau un disc magnetic/optic, păstrate într-o mapă/sul, fiind legate prin conţinut/temă unele de celelalte) primeşte o cotă, reprezentată prin numărul curent de inventar Se exceptează de la această prevedere instituţiile din proiectare-dezvoltare, care dau aceeaşi cotă atât la partea scrisă, cât şi la partea desenată (sau de înregistrări de laborator), la care se adaugă un simbol alfabetic sau numeral.
Inventarierea documentelor tehnice şi de înregistrare se poate face fie cronologic (în ordinea intrării lor în arhivă ), deci de la l la n, anual, fie pe structuri organizatorice şi apoi chronologic, fie pe categorii de acte şi cronologic, fie alfabetic şi cronologic.
În cursul inventarierii se consemnează : cota documentului (nr. curent din inventar ); conţinutul pe scurt al documentului sau grupării de documente; nr. file; nr. file + nr. foi volante; desen sau nr. înregistrări experimentale; lungimea (în cazul rolelor de microfilm, film, bandă) ori durata Ia turaţia n;.anii extremi ai documentelor; observaţii.
În cazul documentelor cartografice şi planurilor tehnice la rubrica inventarului se adaugă scara (de reducţie cartografică), măsurile suportului, tehnica de realizar , eventual autorul. În cazul documentelor ştiinţifice, cinematografice, orale şi de proiectare (mai ales cele de arhitectură) se menţionează ori în cuprinsul rezumatului, ori ca rubrică separate, coordonatorul lucrării, respectiv principalii realizatori (elementele de generic).
În cazul documentelor fotografice care reprezintă grupuri de persoane, în rezumat vor fi menţionate persoanele surprinse de aparatul fotografic şi ocazia care a prilejuit înregistrarea lor pe peliculă. La unităţile arhivistice cu cotaţii de corespondenţă, la observaţii se va menţiona locul de păstrare a pieselor suplimentare (desene, înregistrări foto sau magnetice etc.).
Inventarele o dată încheiate se numerotează, certifică şi înregistrează în registrul de evidenţă curentă.
Selecţionarea documentele tehnice şi de înregistrare
Documentele tehnice şi de înregistrare se pot selecţiona, cu respectarea prevederilor legale în vigoare, la împlinirea termenului de păstrare prevăzut în nomenclatorul de arhivă al instituţiei creatoare sau deţinătoare.
Comisiile de selecţionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni specialişti în domeniul în care lucrează în sistemul organizatoric al creatorului şi vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al instituţiei. În cazul în care creatorii au în organizare o comisie (consiliu) ştiinţifică, aceasta trebuie să-şi dea avizul pentru selecţionarea arhivelor tehnice şi de înregistrare. În cazul instituţiilor care nu au un asemenea consiliu, avizul se dă de către consiliul de administraţie. După aprobarea lucrării de selecţionare de către Arhivele Naţionale, în inventare, la rubrica observaţii, se va menţiona: „Selecţionat conform aprobării Arhivelor Naţionale cu nr. …”. În registrul de evidenţă curentă se va înscrie ieşirea unităţii arhivistice şi cantitatea de arhivă selecţionată.
Scoaterea din evidenţă a unor documente propuse spre selecţionare, dar neaprobate de către comisia de selecţionare a Arhivelor Naţionale, se consideră fapt penal şi se sancţionează în consecinţă. În aceeaşi categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice şi de înregistrare, indiferent de forma de proprietate
Microfilmarea şi alte forme de reproducere pentru asigurare şi protecţie
Având în vedere, pe de-o parte, rezistenţa relativ redusă a suporţilor şi înregistrarea informaţiilor pe suporţi, pe de altă parte, pentru asigurarea în caz de catastrofe naturale sau război, toţi creatorii şi deţinătorii de arhivă tehnică şi de înregistrare vor realiza copii de asigurare pe bază de microfilm sau alte forme de reproducere magnetică (disc, bandă s.a.) după documentele clasate ca permanente în propriul nomenclator arhivistic. O copie pozitivă sau o a doua copie magnetică se poate folosi pentru înlocuirea originalelor în cercetare (microfilme sau copii de protecţie).
În cazurile în care creatorii sau deţinătorul realizează acţiuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor deţinute, se realizează copii de asigurare şi protecţie şi pentru acestea. Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatică a unor documente create în cantităţi mari şi fără valoare documentar-istorică, dar cu valoare practic sau juridică) se poate face numai cu aprobările de principiu ale Arhivelor Naţionale şi Ministerului Justiţiei.
Valorificarea informaţiilor din documentele tehnice si de înregistrare
Valorificarea informaţiilor din documentele tehnice şi de înregistrare se reglementează de către proprietarul de jure al documentelor, în baza unui regulament de acces aprobat de către consiliul de administraţie. Indiferent de forma de proprietate, delegatul Arhivelor Naţionale are drept de acces la toate nivelurile de informaţii, cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu şi celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure şi de facto al documentelor
3. Păstrarea documentelor. Organizarea depozitului de arhivă
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte situaţii decât cele prevăzute de lege. Procedura arhivare documente trebuie să respecte următoarele prevederi privind organizarea depozitului de arhivă.
Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi amenajate în acest scop, cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare: praf, lumina solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă.
Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate numai în cazul în care au spaţii prevăzute pentru păstrarea arhivei.
Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice, de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii.
Pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii de carton, mape, plicuri, tuburi etc. în raport de natura şi dimensiunea lor.
Aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta inferioară.
În cazul în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii, benzi magnetice etc.) acestea se depozitează pe categorii, în funcție de natura materială a acestora, astfel încât păstrarea şi conservarea lor să poată fi organizată în mod corespunzător.
Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice.
În depozitele de arhivă conţinând documente scrise trebuie să se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 – 24° C şi umidităţi relative de 50 – 60%. Pentru depozitele de materiale fotografice, ca şi pentru cele cuprinzând benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse între 14 – 18° C, iar umiditatea relativă de 40 – 50%.
Pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre, higrometre şi alte asemenea), iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.
Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.).
Depozitele, atunci când nu dispun de instalaţii de climatizare sau centrale de ventilaţie, se vor aerisi natural. Această aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferică se încadrează în limitele specificate la art. 91, fără a se depăşi 1-3 schimburi de aer/oră, iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de 0,1-0,3 m/secundă.
La manipularea şi transportul documentelor se iau măsurile de protecţie necesare asigurării arhivei pe toată durata transportului.
Creatorii şi deţinătorii de documente au obligaţia să comunice Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene intenţia de a construi sau amenaja depozite de arhivă, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze depozitele de arhivă.
În cazuri deosebite, creatorii şi deţinătorii de documente pot solicita consultanţă de specialitate Arhivelor Naţionale şi direcţiilor judeţene, după caz, pentru organizarea unor măsuri de conservare, asigurare şi protecţie a documentelor pe care le deţin. Orice situaţie de calamitate în depozitele de documente se comunică imediat Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene, după caz.
Dosarele preluate de la compartimentele de muncă se organizează în depozitul de arhivă pe ani şi, în cadrul anului, pe compartimente şi termene de păstrare, sau pe compartimente şi, în cadrul compartimentului, pe ani şi pe termene de păstrare. Pe rafturi, dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la dreapta. Rafturile şi poliţele se numerotează.
4. Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale
Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional le depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
- documentele scrise, după 30 de ani de la crearea lor;
- documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
- actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
- documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;
- matricele sigilare, după scoaterea lor din uz.
Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dupa caz.
Creatorii şi deţinătorii de documente le pot deţine, după expirarea termenului de depunere, dacă le sunt necesare desfăşurării activităţii, pe baza aprobării Arhivelor Naţionale sau a direcţiilor judeţene, după caz. În această situaţie creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin.
Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de creatori şi deţinători.
Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile cetățenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe bază de contract, operatorilor economici autorizați in prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.
În cazul desfiinţării unei unităţi creatoare de documente, fără ca activitatea acesteia să fie continuată de o alta, şeful compartimentului de arhivă întocmeşte un proces-verbal în prezenţa reprezentantului Arhivelor Naţionale, în care se consemnează: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare (inventariere, selecţionare), starea de conservare. Procesul-verbal va fi semnat de şeful compartimentului de arhivă din unitatea desfiinţată şi de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se predă reprezentantului Arhivelor Naţionale. În situaţia de mai sus documentele cu valoare ştiinţifică vor fi preluate de Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene, iar cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, extrase şi certificate privind drepturile individuale ale cetăţenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale sau la direcţiile judeţene ale acestuia. Documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional, o dată intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naţionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora.
Preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele Naţionale se efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile arhivistice.
Ministerul Apărării Naționale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informații, Serviciul de Informații Externe, Serviciul de Protecție și Pază, alte organe cu atribuții în domeniul siguranței naționale, precum și Academia Română își păstrează documentele proprii în condițiile Legii Arhivelor Naționale și după expirarea termenelor de mai sus.
5. Procedura arhivare documente. Alte prevederi
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional sunt bunuri de interes naţional, cărora statul le acordă protecţie specială, pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrităţii Fondului Arhivistic Naţional sau nu iau măsuri privind evidenţa, selecţionarea şi păstrarea acestor documente conform Legii Arhivelor Naţionale.
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional constituie infracţiuni şi se pedepsesc conform prevederilor Codului penal.
Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor se face de către împuterniciţii Arhivelor Naţionale sau ai direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se pot face plângeri, în termen de 15 zile de la primirea comunicării, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contravenţia.
Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le dețin, denumite servicii arhivistice, numai după obținerea autorizației de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciului Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz.
Arhivele Naționale asigură evidența generală a operatorilor economici autorizați să presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.
Creatorii și/sau deținătorii de documente, precum și operatorii economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice sunt obligați să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării fără drept a documentelor din arhivă.
Creatorii și/sau deținătorii de documente, persoane juridice, care își schimbă regimul de proprietate sau își modifică obiectul de activitate, precum și noii deținători care preiau patrimoniul au obligația să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea și evidența arhivei, în condițiile prevăzute de lege.
Prin excepție de la prevederile Legii Arhivelor Naționale, birourile notariale, camerele notarilor publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici din România sunt singurele entități care dețin, administrează, conservă și protejează arhivele notariale, fără îndeplinirea vreunei condiții prealabile de autorizare. Birourile notariale, camerele notarilor publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici, după caz, pot deține, administra, conserva și proteja și alte arhive decât cele notariale, cu îndeplinirea tuturor condițiilor prevăzute de Legea Arhivelor Naționale.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României odată intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naționale și/sau ale serviciilor județene ale Arhivelor Naționale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepția celor predate în custodie.
Nerespectarea dispozițiilor Legii 16/1996 a Arhivelor Naționale atrage, după caz, răspunderea contravențională, civilă sau penală. Lucrătorii de arhivă au răspundere civilă şi penală pentru documentele pe care le au în gestiune.
Consultați toate prevederile referitoare la procedura arhivare documente în legislația citată la sfârșitul acestui articol, iar referitor la procedurile de arhivare a documentelor electronice consultați Legea nr. 135/2007 privind Arhivarea documentelor în formă electronică.
Pentru o activitate complexă, așa cum este arhivarea și păstrarea documentelor, puteți apela la servicii arhivistice specializate. Serviciile de arhivare a documentelor UtilDeco ajută la o bună organizare și administrare a documentelor, în deplină conformitate legală și, totodată, aduc mari economii financiare, de timp și spațiu. În plus, așa cum am menționat și la începutul acestui articol, puteți beneficia de decontare (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut pentru serviciile achiziționate de la o Unitate Protejată Autorizată, așa cum este UtilDeco, dacă aveți mai mult de 50 de angajați.
Pentru colaborări ne puteți contacta la numerele de telefon/fax și la adresele de e-mail de aici.
Surse informații: Legea nr 16/1996 a Arhivelor Naționale, Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, Legea nr. 138 din 30 aprilie 2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996