Termene de păstrare a documentelor de resurse umane – Informatii utile
UtilDeco este o Unitate protejată autorizată, cu sediul în Iași, care oferă servicii complete de arhivare: legătorie, depozitare, distrugere autorizată, arhivare electronică și consultanță în domeniul arhivării. Cu o experiență de peste șase ani în oferirea acestui serviciu, în portofoliul de clienți ai UtilDeco se numără atât instituții publice, cât și private. UtilDeco este afacerea socială înființată de “Fundaţia Alături de Voi” România (ADV), în anul 2008, ca soluție de angajare pentru tinerii cu dizabilități, a celor care vin din sistemul de protecție al copilului sau din familii cu probleme.
Persoanele juridice din România care au peste 50 de angajați pot să achiziționeze, pe bază de parteneriat, produse sau servicii realizate prin activitatea proprie a persoanelor cu handicap angajate în unități protejate autorizate, conform Legii 193/2020. Persoanele juridice care au un contract de parteneriat cu o unitate protejată autorizată pot să achiziționeze produse/servicii pe care să le deconteze (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut, așa cum este prevăzut de art. 78 alin. 3 lit b din Legea 448/2006 și de art. 43 din Normele metodologice ale Legii nr. 448/2006.
UtilDeco oferă inclusiv servicii de arhivare fizică/electronică a documentelor de resurse umane.
Orice organizație are drept obligație păstrarea unei arhive cu documentele de personal. Documentele de resurse umane sunt implicate în procesele de salarizare și de asigurări sociale ale angajaților. Termenele de păstrare a documentelor de resurse umane sunt stabilite în legislația națională a fiecărui stat. În România termenele de păstrare a documentelor de resurse umane sunt prevăzute în Ordinul nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, emis de Ministerul Finanţelor Publice, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015, și în Anexa 6 a Legii 16/1996 a Arhivelor Naționale republicată, astfel:
- Statele de plată se păstrează timp de 50 de ani (în vederea calculării și recalculării pensiilor);
- Dosarele de personal, Contractele de muncă, Convențiile civile de prestări servicii se păstrează timp de 75 de ani, conform Anexei nr. 6 a Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale republicată, care prevede că pot fi date în cercetare ”dosarele personale, după 75 de ani de la crearea lor”.
Conform Legii nr.358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor, se depozitează la Casele Judeţene de Pensii sau ale sectoarelor Municipiului Bucureşti.
- Documentele societăților comerciale cu capital privat se păstrează 50 de ani de la crearea lor.
- Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, după caz.
Arhivarea și păstrarea documentelor este, așadar o activitate complexă, iar serviciile de arhivare a documentelor UtilDeco ajută la o bună organizare și administrare a documentelor, în deplină conformitate legală și, totodată, aduc mari economii financiare, de timp și spațiu. În plus, așa cum am menționat și la începutul acestui articol, puteți beneficia de decontare (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut pentru serviciile achiziționate de la o Unitate Protejată Autorizată dacă aveți mai mult de 50 de angajați. Pentru colaborări ne puteți contacta la numerele de telefon/fax și la adresele de e-mail de aici.
Surse informații: Legea nr 16/1996 a Arhivelor Naționale, Legislați Muncii.ro, OMFP nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015
