Centrul de depozitare arhivă UtilDeco este unul dintre cele mai moderne din România, special proiectat şi construit în acest scop, în conformitate cu reglementările Arhivelor Naţionale.

Cui ne adresam?

Beneficiarilor de proiecte cu finantare din fonduri europene (entitati publice si private)

Ce servicii oferim?

• Consultanta gratuita in domeniul arhivarii documentelor
• Arhivare fizica a documentelor (legatorie si/sau prelucrare arhivistica)
• Alte servicii arhivistice: selectionare documente, intocmire nomenclator arhivistic, sistematizare depozit arhiva
• Arhivare electronica a documentelor (Scanarea si indexarea documentelor)
• Depozitare arhiva (Pastrarea si conservarea documentelor in conditii de siguranta)

Tipul de documente care se arhiveaza

Toate documentele proiectului in original, precum si copii ale documentelor partenerilor, daca este cazul, inclusiv documentele contabile, privind activitatile si cheltuielile eligibile, in conformitate cu legislatia comunitara si nationala.

Particularitati

Existenta unor prevederi legislative cu privire la reguli specifice de arhivare, inclusiv termene de pastrare a documentelor (5, 10 sau 50 de ani) – Ordinului Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, in vigoare de la 1 ianuarie 2016.

Volumul mare de documente financiar-contabile si de Resurse umane comparativ cu alte tipuri de documente

Accesare frecventa a documentelor in diferite ocazii audit, instanta, controale din partea organelor abilitate, pentru uz intern, etc.

Beneficii

Arhivarea documentelor conform prevederilor legislative in domeniu (Ordinului Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, in vigoare de la 1 ianuarie 2016, Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996);

Modalitate de legare a documentelor care permite accesul facil la documentele din interiorul dosarului in vederea scanarii acestora sau realizarii de copii;

Acces facil și rapid la documente in diferite situatii – audit, instanta, controale din partea organelor abilitate, pentru uz intern etc. datorita instrumentelor de evidenta adecvate puse la dispozitie in urma arhivarii documentelor;

Evidenta clara a ceea ce poate fi eliminat din arhiva sau cand vor putea fi distruse urmeatoarele documente, dosarele fiind constituite pe termene legale de pastrare (5, 10, 50 de ani sau chiar permanent);