Serviciile de arhivare electronica Util Deco permit reducerea volumului de documente in format fizic folosite de o institutie, eliminarea riscului de pierdere/deteriorare a documentelor si reducerea timpului necesar pentru a regasi anumite informatii.

Procesul de arhivare electronica a documentelor presupune parcurgerea mai multor etape, incepand cu evaluarea arhivei fizice, scanarea si indexarea documentelor si terminand cu stocarea imaginilor pe orice suport de memorie/in centrul de date Util Deco si gestiunea arhivei electronice prin intermediul sistemului performant de management al documentelor pe care il detinem – M-Files.

Specialistii Util Deco realizeaza evaluarea arhivei fizice in vederea definirii regulilor de scanare si indexare a documentelor, precum si a structurii arhivei electronice. Schemele de indexare sunt stabilite de comun acord cu beneficiarul pentru a asigura regasirea ulterioara rapida si facila a documentelor.

Astfel, se au in vedere caracteristicile documentelor ce vor fi supuse conversiei digitale (volumul, starea, gradul de automatizare posibil etc.), precum si sistemul de organizare a acestora, conform cu procedurile interne de arhivare (pe baza nomenclatorului arhivistic, pe departamente,
proiecte etc.).

Dupa realizarea actiunilor specifice de pregatire a scanarii (evaluarea arhivei fizice, preluare si transport arhiva/deplasare cu echipament si operator in locatia unde se afla arhiva, desfacere dosare, decapsare etc.), se realizeaza preluarea imaginilor de pe documentele originale, cu echipament specializat de scanare.

In functie de formatul documentelor, scanarea documentelor se realizeaza automat sau manual, la rezolutii cuprinse intre 150 – 600 dpi, alb-negru, color sau cu tonuri de gri, iar salvarea lor se poate face in formate electronice foarte accesibile ca PDF, JEG si TIF.

Dupa scanare, documentele in format fizic sunt aduse la forma initiala de organizare (in bibliorafturi, dosare, cutii etc.) sau, la cererea clientului, sunt prelucrate din punct de vedere arhivistic – arhivare fizică.

Scanarea documentelor se poate realiza atat la centrul nostru de depozitare, cat si la sediul clientului, Util Deco asigurand deplasarea unui operator si a echipamentului necesar scanarii.

Costul operatiunii de scanare se calculeaza in functie de: rezolutia la care vor fi scanate documentele, modul de scanare (monocrom, gri sau color), formatul de fisier in care vor fi livrate documentele, cantitatea de documente ce va fi scanata,  starea documentelelor, gradul de automatizare posibil.

Indexarea documentelor electronice obtinute in urma scanarii permite regasirea ulterioara a acestora intr-un mod rapid si facil.

Indexarea se poate realiza prin intermediul metadatelor introduse in campurile index sau prin indexarea intregului continut.

Schemele de indexare sunt definite pornind de la criteriile stabilite de comun acord cu beneficiarul, pentru a se plia pe propriile obiective de regasire a documentelor.

Costul operatiunii de indexare se calculeaza per document / pagina.

Dupa scanarea si indexarea documentelor, beneficiarul are posibilitatea de a alege modalitatea de acces la acestea:

• documentele sunt livrate pe CD-uri sau DVD-uri (care vor contine imaginile/documentele scanate si datele indexate, permitand cautarea documentelor);
• gazduirea in centrul de date Util Deco, cu posibilitatea de trimitere a documentelor necesare, la solicitarea beneficiarului;
• gazduirea in centrul de date Util Deco si gestiunea arhivei electronice cu facilitati de acces rapid si securizat, prin intermediul sistemului performant de management al documentelor – M-Files.

Detinem un sistem performant de arhivare electronica – M-Files (o solutie integrata de management al documentelor) care ofera toate facilitatile si functionalitatile necesare administrarii eficiente a documentelor dintr-o institutie:

• procesare, indexare si clasificare a documentelor;
• cautare rapida si regasire usoara pe baza de cuvinte cheie;
• arhivare si versionare automata, pentru a urmari orice schimbare intervenita la un document;
• acces securizat;
• stocarea documentelor centralizate intr-o singura locatie;
• certitudinea ca un document este citit sau modificat doar de persoane autorizate.