UtilDeco – intreprindere sociala dezvoltata si sustinuta de ADV Romania, detine unul dintre cele mai moderne centre de depozitare arhiva din Romania, special proiectat si construit in acest scop, in conformitate cu reglementarile Arhivelor Nationale (“Normativul privind caracteristicile tehnico-functionale ale spatiilor si echipamentelor de depozitare si conservare a arhivelor aflate in administrarea creatorilor publici si privati de arhiva“).

Depozitul este situat in Iasi, pe str. Bazinelor nr. 5 (la iesirea pe E 28 Iasi – Bacau, vis-a-vis de Antibiotice).

Centrul de depozitare este amenajat si dotat dupa cele mai exigente standarde, pentru a oferi un grad maxim de securitate si siguranta documentelor depozitate:

• sisteme complexe de prevenire si stingere a incendiilor;
• ventilatie naturala si sisteme de ventilatie artificiala;
• sisteme de monitorizare permanenta a temperaturii si umiditatii;
• zone delimitate fizic care respecta principalele circuite functionale ale arhivei in depozit: primire – pregatire, camere de lucru, depozite, sala de studiu si evacuare;
• rafturi de arhivare si cutii de depozitare;
• sistem informatizat de evidenta a arhivei, pe baza de coduri bare;
• acces pe baza de carduri magnetice, pe niveluri prestabilite;
• alarma si monitorizare computerizata permanenta.

Util Deco asigura un management performant al arhivei depozitate, cu ajutorul unei echipe de profesionisti, specializata si experimentata in servicii de arhivare.

Ca urmare a evaluarii initiale a arhivei ce urmeaza a fi depozitata, se stabilesc operatiunile pregatitoare care trebuie realizate asupra documentelor:

• preluarea si transportul documentelor de la sediul clientului;
• realizare actiuni de desprafuire si toaletare, in functie de starea fizica a documentelor;
• arhivare fizica a documentelor (prelucrarea din punct de vedere arhivistic), in cazul in care acestea nu sunt deja constituite in dosare conform legii.

Organizarea fondului arhivistic rezultat in urma prelucrarii documentelor (dosarele constituite conform legii) presupune realizarea mai multor operatiuni, in vederea asigurarii unei evidente riguroase:

• ordonarea dosarelor  (conform nomenclatorului arhivistic sau alt criteriu stabilit de comun acord cu beneficiarul);
• introducerea dosarelor in cutii de arhiva (o cutie contine aproximativ 10 dosare, in functie de grosimea acestora);
• indexarea cutiilor (realizarea opisului fiecarei cutii si etichetarea cu un cod de bare unic care este introdus intr-o aplicatie electronica) si sigilarea acestora;
• depozitarea cutiilor pe rafturi, in functie de criteriul de ordonare stabilit (pe servicii, cronologic, pe probleme, termene de pastrare etc.).

Managementul arhivei pe perioada depozitarii este o activitate complexa care necesita cunostinte de specialitate pentru a asigura conservarea acesteia si accesul facil si rapid la documente.

Util Deco implementeaza un sistem complex (fizic si electronic) de evidenta a dosarelor si cutiilor, fara a exclude utilizarea instrumentelor de evidenta reglementate legal: inventare arhivistice, registrul de evidenta curenta a intrarilor – iesirilor unitatilor arhivistice, ghiduri de raft, ghidul topografic de depozit, registrul de depozit, fisa de control.

Pe durata depozitarii documentelor, UtilDeco realizeaza periodic actiuni de:

• verificare si monitorizare a conditiilor de depozitare (temperatura, umiditate, luminozitate);
• verificare a echipamentelor tehnice de asigurare a climatului in depozit si a mijloacelor de protectie a documentelor;
• intretinere a spatiilor de depozitare (desprafuire, dezinsectie si dezinfectie).

Acest serviciu intra in responsabilitatea UtilDeco, fara a presupune costuri suplimentare pentru beneficiar.

Avand un sistem de evidenta riguros, Util Deco pune la dispozitie rapid si usor, la solicitarea beneficiarului, documentul/dosarul/cutia din depozitul de arhiva de care acesta are nevoie.

La sediul clientului

• beneficiarul va trimite catre UtilDeco o cerere in scris (e-mail sau fax), mentionand numarul dosarului/cutiei (conform evidentelor), persoana de contact si adresa;
• cutiile se desigileaza in vederea trimiterii dosarelor solicitate, cu o copie a cererii si proces verbal de predare -primire;
• dupa inapoiere, dosarele/cutiile se rearhiveaza/se sigileaza (cu litere mici).

La sala de studiu UtilDeco
Sala de studiu din cadrul centrului de depozitare UtilDeco dispune de logistica necesara pentru efectuarea de copii xerox, scanare de documente si acces la internet.

• beneficiarul va trimite catre UtilDeco o cerere in scris (e-mail sau fax), mentionand numarul dosarului/cutiei (conform evidentelor);
• reprezentatul beneficiarului va avea delegatie din partea organizatiei si act de identitate in original;
• cutia se desigileaza in prezenta reprezentantului beneficiarului si se resigileaza dupa finalizarea consultarii.

Transmitere electronica a documentelor

• beneficiarul va trimite catre UtilDeco o cerere in scris (e-mail sau fax), mentionand numarul dosarului/cutiei (conform evidentelor) si modalitatea de transmitere (fax, e-mail);
• cutia se desigileaza, se identifica documentele, se scaneaza si se trimit prin fax sau e-mail;
• dosarele/cutia se rearhiveaza/se sigileaza.

Indiferent de modalitatea de consultare, toate intrarile si iesirile documentelor din depozit se semnaleaza in instrumentele de evidenta corespunzatoare.
Lunar, Util Deco transmite beneficiarului o situatie a intrarilor-iesirilor din depozit.

Distrugerea documentelor dupa expirarea legala a perioadei de pastrare se recomanda a se realiza cat mai repede posibil, astfel incat sa se evite costurile directe/indirecte legate de depozitare si sa nu ingreuneze inutil activitatea organizatiei.

Datorita sistemului complex de evidenta utilizat, beneficiarul este instiintat atunci cand documentele stocate in centrul de depozitare UtilDeco se apropie de sfarsitul ciclului lor de viata.

Asiguram, la cerere, distrugere securizata pentru documentele aflate in depozit, in conformitate cu cerintele legislatiei in vigoare. Distrugerea documentelor se efectueaza in conditii de maxima confidentialitate, cu echipamente profesionale si cu respectarea normelor ecologice.