Arhivarea documentelor contabile se face conform prevederilor Ordinului nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, emis de Ministerul Finanţelor Publice, publicat în: Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015 și conform prevederilor Legii Contabilității nr. 82/1991, republicată cu modificările și completările ulterioare.
UtilDeco din Iași oferă servicii complete de arhivare: legătorie, depozitare, distrugere autorizată, arhivare electronică și consultanță în domeniul arhivării. UtilDeco are o experiență de peste șase ani în oferirea acestui serviciu, în portofoliul de clienți ai UtilDeco numărându-se atât instituții publice cât și private. UtilDeco este afacerea socială înființată de “Fundaţia Alături de Voi” România (ADV), în anul 2008, ca soluție de angajare pentru tinerii cu dizabilități, a celor care vin din sistemul de protecție al copilului sau din familii cu probleme, având statutul de Unitate protejată autorizată.
Persoanele juridice din România care au peste 50 de angajați pot să achiziționeze, pe bază de parteneriat, produse sau servicii realizate prin activitatea proprie a persoanelor cu handicap angajate în unități protejate autorizate, conform Legii 193/2020. Persoanele juridice care au un contract de parteneriat cu o unitate protejată autorizată pot să achiziționeze produse/servicii pe care să le deconteze (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut, așa cum este prevăzut de art. 78 alin. 3 lit b din Legea 448/2006 și de art. 43 din Normele metodologice ale Legii nr. 448/2006.
UtilDeco oferă inclusiv servicii de arhivare fizică/electronică a documentelor financiar-contabile.
În acest articol veți afla despre:
- Arhivarea documentelor financiar-contabile;
- Termene de păstrare a documentelor financiar-contabile
1.Arhivarea documentelor financiar-contabile:
În articolul 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată cu modificările și completările ulterioare, sunt menționate persoanele în arhiva cărora se păstrează documentele contabile:
(1) Societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea financiară, potrivit prezentei legi.
(2) Instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea financiară.
(3) Unitățile fără personalitate juridică, cu sediul în străinatate, care aparțin persoanelor prevăzute la alin. (1) si (2), cu sediul în România, unitățile fără personalitate juridică din România care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinatate, persoanele juridice străine care desfășoară activitate prin intermediul unui sediu permanent/mai multor sedii permanente în Romania, precum și persoanele juridice străine care au locul de exercitare a conducerii efective în Romania au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea proprie, potrivit prezentei legi. (la 26-02-2021 Alineatul (3) din Articolul 1, Capitolul I a fost modificat de Punctul 1, Articolul II din Ordonanța de Urgență nr. 13 din 24 februarie 2021, publicată în Monitorul Oficial nr. 197 din 26 februarie 2021).
(4) Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislația pieței de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat și alte entități organizate pe baza Codului civil au obligatța să organizeze și să conducă contabilitatea financiară.
Conform art. 5 din OMFP nr. nr. 2634/2015, documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 alin. (1) – (4) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sunt cuprinse în Anexa nr. 4. Iar persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1) – (4) din Legea nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, care desfăşoară activităţi specifice anumitor domenii de activitate pentru care legislaţia aplicabilă prevede folosirea şi a altor documente, aplică în mod corespunzător şi reglementările specifice.
Conform secțiunii C din OMFP nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015, păstrarea şi arhivarea documentelor contabile se face astfel:
Entităţile au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare. Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.
În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.
În cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislaţia în vigoare, cu condiţia să poată fi listate în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.
Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, şi de către operatori economici autorizaţi, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Şi în acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii beneficiare. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entităţile trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.
Ordinul MFP nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015 prevede că, în cazul încetării activităţii societăţilor, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.
În cazul reorganizării persoanelor juridice, acestea vor lua măsuri pentru păstrarea și arhivarea, potrivit legii, a documentelor justificative și a registrelor de contabilitate.
Conform punctului 42 din OMFP 2634/2015, arhivarea documentelor contabile în format hârtie se face în conformitate cu prevederile legale şi cu respectarea următoarelor reguli generale:
– documentele se grupează în dosare, numerotate şi şnuruite;
– gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea.
Dosarele astfel arhivate se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor. Evidenţa documentelor în arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.
Eliminarea din arhiva entităţii a documentelor financiar-contabile, al căror termen de păstrare prevăzut în prezentele norme a expirat, se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale entităţii. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.
Toate operaţiunile privind factura (întocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectuează conform prevederilor Codului fiscal şi ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia.
Din punct de vedere al arhivării, în cazul utilizării de sisteme informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil, aceste sisteme trebuie să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate, iar utilizatorul trebuie să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate.
Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de sistem informatic, produse-program şi sistem de calcul. Dacă entitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-program şi ale echipamentelor de calcul.
Arhivele pe suport magnetic trebuie actualizate periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.
2.Termene de păstrare a documentelor financiar-contabile
Conform art. 25 din Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată cu modificările și completările ulterioare:
- Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.
- Prin excepție de la prevederile alin. (1) se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al Ministrului Finanțelor Publice, registrele de contabilitate sș documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani.
Conform pct. 38 din OMFP nr. 2634/2015, termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia celor prevăzute la pct. 39 şi 40, și anume:
Punctul 39 prevede că documentele prevăzute în Anexa nr. 4 la ordin se păstrează pe o perioadă de 5 ani în condiţiile în care necesităţile proprii ale entităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.
Punctul 40 prevede că documentele contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă utilă a acestora.
Conform Anexa Nr. 4 din OMFP nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015, Documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată cu completările și modificările ulterioare, sunt următoarele:
- Notă de recepție și constatare de diferențe | 14-3-1A
- Bon de predare, transfer, restituire | 14-3-3A
- Bon de consum | 14-3-4A
- Bon de consum (colectiv) | | 14-3-4/aA
- Lista zilnică de alimente | | 14-3-4/dA
- Dispoziție de livrare | 14-3-5A
- Fișă de magazie | 14-3-8
- Listă de inventariere | 14-3-12 |
- Listă de inventariere | | 14-3-12/b
- Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) | | 14-3-12/a
- Chitanță | 14-4-1
- Chitanță pentru operațiuni în valută | | 14-4-1/a
- Dispoziție de plată/încasare către casierie | 14-4-4
- Bordeoru de achiziție 14-4-13
- Borderou de achiziţie (de la producători individuali 14-4-13/b
- Decont pentru operațiuni în participație | 14-4-14
- Ordin de deplasare (delegație) | 14-5-4
- Ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale) | | 14-5-4/a
- Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe) | 14-5-5
- Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale) | | 14-5-5/a
- Notă de debitare-creditare | 14-6-1A
- Fișă de cont pentru operațiuni diverse | 14-6-22
- Fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei) | | 14-6-22/a
- Decizie de imputare | 14-8-2
- Angajament de plată | | 14-8-2/a
Serviciile de arhivarea documentelor contabile UtilDeco ajută la o bună organizare și administrare a documentelor, în deplină conformitate legală și, totodată, aduc mari economii financiare, de timp și spațiu. În plus, așa cum am menționat și la începutul acestui articol, puteți beneficia de decontare (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut pentru serviciile achiziționate de la o Unitate Protejată Autorizată dacă aveți mai mult de 50 de angajați. Pentru colaborări ne puteți contacta la numerele de telefon/fax și la adresele de e-mai de aici.
Surse informații: OMFP nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015, Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată cu completările și modificările ulterioare
