Știai că există firme specializate care se ocupă de arhivarea și depozitarea documentelor organizațiilor? Deoarece arhivarea documentelor este un proces continuu și complet reglementat, apelând la o firmă arhivare documente care să se ocupe de întregul proces, inclusiv de depozitare documente, orice organizație va beneficia de servicii profesionale și de ușurarea fluxului activității. Printre avantajele colaborării cu o firmă de arhivare se numără economii financiare, de timp și de spațiu.
Arhivarea documentelor este o activitate reglementată de Legea Arhivelor Naționale cu modificările și completările ulterioare, iar arhivarea electronică a documentelor este reglementată de Legea nr. 135/2007 privind Arhivarea documentelor în formă electronică. Orice organizație trebuie să asigure evidența documentelor proprii, constituirea dosarelor, inventarierea dosarelor, predarea la compartimentul Arhivă, selecționarea și folosirea documentelor. Legile prevăd o serie de reguli care trebuie respectate întocmai. De aceea este avantajos să lucrați cu o firmă de arhivare care cunoaște toate reglementările în vigoare și toate procedurile din domeniul arhivisticii.
Documentele unei organizații trebuie prelucrate din punct de vedere arhivistic, conform regulilor prevăzute de lege. Se va realiza evidența documentelor, iar după ce această activitate este realizată, documentele se vor constitui în dosare și se vor inventaria în vederea predării la compartimenul Arhivă.
Odată prelucrate din punct de vedere arhivistic și constituite în dosare, documentele vor fi preluate de la compartimentele de muncă ale unei organizații și vor fi păstrate în depozitul de arhivă. Dosarele cu documente se pot organiza în depozitul de arhivă pe ani, iar în cadrul anului, pe compartimente şi termene de păstrare, sau se pot organiza pe compartimente, iar în cadrul compartimentului, pe ani şi pe termene de păstrare. Așezarea la raft a dosarelor în depozitul de arhivă se face, conform legii, cu ordonare de sus în jos şi de la stânga la dreapta, iar rafturile şi poliţele se numerotează. După depozitarea în arhivă, procedura de arhivare a documentelor prevede și activitățile de selecționare a documentelor și de folosire a documentelor.
În ceea ce privește termenele de păstrare a documentelor de către organizații există mai multe prevederi legale, în funcție de tipurile de documente. Conform Legii Arhivelor Naționale, documentele trebuie depuse spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după o anumită perioadă de timp de la crearea lor. Regulile prevăd că documentele scrise se vor depune la Arhivele Naționale după 30 de ani de la crearea lor, documentele tehnice se vor depune după 50 de ani de la crearea lor, actele de stare civilă se vor depune după 100 de ani de la întocmirea lor, documentele fotografice şi peliculele cinematografice se vor depune după 20 de ani de la crearea lor, iar matricele sigilare se vor depune după scoaterea lor din uz. Legea mai prevede ca documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, să fie păstrate de creatorii şi deţinătorii de documente. Iar în cazul în care documentele sunt necesare desfășurării activității creatorilor și deținătorilor de documente, acestea pot fi păstrate în continuare de către aceștia după expirarea termenului de depunere, dar numai cu aprobarea Arhivelor Naționale.
Documentele contabile și documentele de resurse umane au anumite particularități de arhivare. Termenele de păstrare a acestor tipuri de documente sunt reglementate astfel:
- Statele de plată se păstrează timp de 50 de ani (în vederea calculării și recalculării pensiilor);
- Dosarele de personal, contractele de muncă, convențiile civile de prestări servicii se păstrează timp de 75 de ani;
- Documentele societăților comerciale cu capital privat se păstrează 50 de ani de la crearea lor;
- Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, după caz;
- Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani. Prin excepție, se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al Ministrului Finanțelor Publice, registrele de contabilitate și documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani;
- Documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute în Legea contabilității nr. 82/1991, republicată cu completările și modificările ulterioare, sunt următoarele: notă de recepție și constatare de diferențe; bon de predare, transfer, restituire; bonuri de consum; listă zilnică de alimente; dispoziție de livrare; fișă de magazine; liste de inventariere; chitanțe; dispoziție de plată/încasare către casierie; borderouri de achiziție; decont pentru operațiuni în participație; ordine de deplasare; deconturi de cheltuieli; notă de debitare-creditare; fișe de cont pentru operațiuni diverse, decizie de imputare; angajamente de plată.
Colaborând cu o firmă arhivare documente puteți beneficia, pe lângă serviciile de arhivare a documentelor, și de servicii de depozitare documente în depozite speciale, avizate spre funcționare de către Arhivele Naționale. Documentele organizației dvs. vor fi păstrate în condiții de siguranță și veți avea acces la acestea oricând aveți nevoie.
Documentele trebuie păstrate în condiţii corespunzătoare. Legea prevede că documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi amenajate în acest scop, asigurându-se condiţiile optime de păstrare în scopul protejării acestora faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare: praf, lumină solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă. Depozitele de arhivă trebuie să fie dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice, de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii. Pentru protejarea împotriva degradării, documentele se păstrează în cutii de carton, mape, plicuri, tuburi etc., în funcție de tipul și de dimensiunea documentelor.
Dacă organizația dvs. deține mai multe tipuri de documente (hârtie, benzi magnetice, fotografii, filme etc.) depozitarea acestora se va face pe categorii, în funcție de natura materială a acestora pentru a fi păstrate şi conservate în mod corespunzător. Depozitele de arhivă trebuie să aibe un microclimat specific, în funcție de tipul documentelor depozitate. În cazul documentelor scrise trebuie să se asigure un microclimat cu temperaturi între 15 – 24° C şi umidităţi relative de 50 – 60%. În depozitele de materiale fotografice și benzi magnetice temperaturile trebuie să fie cuprinse între14 – 18° C, iar umiditatea relativă trebuie să fie de 40 – 50%. De asemenea, depozitele de arhivă trebuie dotate cu aparate de control al parametrilor de microclimat: termometre, higrometre, etc.
Acestea sunt doar o parte din regulile care trebuie respectate în cadrul activității de Arhivare a documentelor, iar pentru a economisi resurse financiare, de timp și spațiu, este util să apelați la serviciile specializate ale unei firme de arhivare și depozitare documente. O firmă arhivare documente se va ocupa de: arhivare fizică, arhivare electronică, depozitarea arhivei, eliberare de adeverințe din cadrul arhivelor, consultanță privind arhivarea documentelor, iar unele firme oferă și cursuri acreditate în domeniul arhivisticii.
Serviciile de arhivare oferite de UtilDeco ajută la o bună organizare și administrare a documentelor, în deplină conformitate legală și, totodată, aduc mari economii financiare, de timp și spațiu. În plus puteți beneficia de decontare (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut pentru serviciile achiziționate de la o Unitate Protejată Autorizată dacă aveți mai mult de 50 de angajați. Pentru colaborări ne puteți contacta la numerele de telefon/fax și la adresele de e-mai de aici.
