Unitatea protejată autorizată UtilDeco din Iași oferă servicii complete de arhivare: legătorie, depozitare, distrugere autorizată, arhivare electronică și consultanță în domeniul arhivării. UtilDeco are o experiență de peste șase ani în oferirea acestui serviciu, în portofoliul de clienți ai UtilDeco numărându-se atât instituții publice cât și private. UtilDeco este afacerea socială înființată de “Fundaţia Alături de Voi” România (ADV), în anul 2008, ca soluție de angajare pentru tinerii cu dizabilități, a celor care vin din sistemul de protecție al copilului sau din familii cu probleme.
Persoanele juridice din România care au peste 50 de angajați pot să achiziționeze, pe bază de parteneriat, produse sau servicii realizate prin activitatea proprie a persoanelor cu handicap angajate în unități protejate autorizate, conform Legii 193/2020. Persoanele juridice care au un contract de parteneriat cu o unitate protejată autorizată pot să achiziționeze produse/servicii pe care să le deconteze (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut, așa cum este prevăzut de art. 78 alin. 3 lit b din Legea 448/2006 și de art. 43 din Normele metodologice ale Legii nr. 448/2006.
Prevederi privind legea arhivării documentelor 2020
În 2020 a fost modificat și completat Normativul privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă aprobat prin Ordinul de Zi pe Unitate al Directorului Arhivelor Naţionale nr. 235/05.07.1996 modificat și completat cu Dispoziţiile Zilnice ale Directorului Arhivelor Naţionale nr. 39 din 26.02.2015 și nr. 131/14.07.2020
În conformitate cu prevederile art.12 alineatul 2 din Legea nr.16/1996, noile clădiri de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naţionale sau de către Direcţiile Judeţene ale Arhivelor Naţionale, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor. Serviciile/Birourile judeţene şi Serviciul Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale avizează astfel de construcţii pentru toţi creatorii de arhivă din raza lor de acţiune, cu excepţia instituţiilor centrale ale statului şi a celor de interes naţional.
Condiţiile ce trebuie întrunite de spaţiile destinate păstrării şi conservării arhivei pentru unităţile controlate şi avizate de către structurile teritoriale ale Arhivelor Naţionale, precum şi formele ce sunt necesare sunt prevăzute în normativul modificat și completat în iulie 2020.
Vă prezentăm în cele ce urmează o selecție a prevederilor acestui normativ:
Încăperile destinate păstrării arhivei la creatorii de arhivă trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
- Nu trebuie amplasate deasupra, dedesubtul sau în vecinătatea magaziilor de substanţe explozibile, inflamabile, corozive, de coloranţi, a încăperilor în care se lucrează cu foc deschis, a ghenelor de reziduuri menajere;
- Nu se amplasează în poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau în încăperi inundabile;
- Nu se amplasează în construcţii provizorii;
- Prin depozitele de arhivă se interzice trecerea conductelor de gaze combustibile, a coşurilor şi canalelor de fum;
- Rafturile, dulapurile, rastelele etc. trebuie confecţionate din materiale incombustibile. Amplasarea acestora se face astfel încât să poată permite o evacuare rapidă a materialului depozitat;
- Instalaţiile electrice din depozitele de arhivă trebuie executate, astfel încât, să poată fi deconectate din exteriorul încăperii. Corpurile de iluminat se amplasează pe axul culoarelor dintre rafturi, la o distanţă de minimum 50 cm de arhivă depozitată. Corpurile de iluminat electric cu incandescenţă trebuie prevăzute cu globuri de protecţie;
- Microclimatul interior se va menţine pe cât este posibil în limitele: temperatura +15°C – +24°C iar umiditatea relativă a aerului între 50-60% pentru arhivă pe suport hârtie;
- Depozitele ce depăşesc o suprafață de 50 mp, trebuie prevăzute cu o cameră de lucru, dimensionată în funcţie de numărul de oameni ce lucrează în acest sector.
Avizarea construcţiilor noi ce cuprind şi încăperi de arhivă se efectuează de către serviciile/birourile judeţene şi Serviciul Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale pe baza următoarelor documente:
– cerere aviz, care să cuprindă şi elementele de identificare a imobilului şi a spaţiilor de arhivă;
– plan al încăperii (încăperilor) de arhivă cu amplasarea mobilierului specific şi destinaţia încăperilor vecine (pe orizontală şi pe verticală);
– chitanța de achitare a taxei publicate pe site-ul Arhivelor Naționale www.arhivelenationale.ro.
Acest aviz se solicită după ce beneficiarul a obţinut avizele unităţilor teritoriale ale IGSU şi Protecţiei Mediului care au asemenea atribuţii (copii ale acestor avize se integrează în dosarul lucrării ce rămâne la cel ce avizează). Avizul se eliberează în termen de 30 de zile de la prezentarea documentaţiei, indiferent de natura sa (pozitiv sau negativ).
Prin clădiri de arhivă se înţeleg obiecte distincte cu toate instalaţiile aferente destinate a depozita materialul arhivat al instituţiei respective indiferent de suportul material al acesteia, unităţi funcţionale în care se desfăşoară toate activităţile ce intră în incidenţa Legii nr.16/1996.
Principalele circuite funcţionale a arhivei din depozit sunt:
- a) primire, pregătire (tehnică sau arhivistică), depozit;
- b) depozit, sală studiu, depozit;
- c) depozit, cameră de lucru, laborator restaurare, depozit;
- d) depozit, cameră lucru, copiere, depozit;
- e) depozit, cameră lucru, cameră evacuare.
Prin mijloace de protecţie se înţeleg: dosare, mape, cutii, casete, role etc., adică mijloacele iniţiale de păstrare şi identificare prin mijloacele arhivistice a materialului depozitat.
Prin mijloace de păstrare se înţeleg sistemele de depozitare în timp a arhivei de orice fel: rafturi, rastele, dulapuri etc.
Prin mobilier şi dotări specifice se înţeleg: mese depozit, mese lucru arhivă, mese sală studiu, scări, cărucioare arhivă, mese citit microfilme, aparatura laboratoarelor de restaurare şi recondiţionare, copiatoarele de orice fel inclusiv aparatura necesară microfilmării, camerele de climă, aparatele de filmat, derulatoare etc.
Depozitele mai sunt dotate cu aparatură de măsură şi control microclimat (termometre, higrometre, termohigrometre etc.), materiale pentru evacuare (saci, containere etc.), mijloace iniţiale de stingere (stingătoare cu gaze inerte, CO2 şi praf inert, zăpadă carbonică etc.), instalaţiile de alarmare şi antiincendiu şi după caz instalaţii automate de stingere.
Camerele tezaur sunt secţiuni în construcţiile cu destinaţie funcţională depozit de arhivă, destinate a adăposti în situaţii de calamitate cele mai importante documente.
Ventilarea spaţiilor se poate face natural şi artificial. Ventilarea naturală se efectuează în zilele în care temperatura şi cantitatea de vapori din aerul exterior se încadrează în parametrii de microclimat interior şi în condiţiile în care în zona depozitului nu există degajări nocive. Ventilarea artificială prin instalaţii de ventilare sau cu ajutorul camerelor de climă va urmări menţinerea permanentă în limita parametrilor a temperaturii şi umidităţii relative. Pentru arhivă aceşti parametrii sunt: temperatura între +15° şi +24°C, iar umiditatea relativă între 50-60%. Pentru microfilm negativ de asigurare 14-18°C şi umiditatea 40-50%. Pentru celelalte materiale, în special pentru suporturi moderne sau în curs de modernizare se respectă condiţiile specificate de fabricant în fişele tehnologice şi în contractele de livrare. Aceste acte se vor specifica în documentaţiile ce au stat la baza dimensionării instalaţiilor de climă.
Compartimentarea depozitelor de arhivă va fi următoarea:
– Depozitele de arhivă – principalul element funcţional, vor cuprinde de regulă arhivă cu acelaşi gen de suport material păstrate în materiale de protecţie, depozitate în mijloace de păstrare în care vor fi dispuse după criterii arhivistice. Depozitul va avea cel puţin două căi de evacuare;
– Camerele de lucru – fiecare depozit va fi prevăzut cu cca. o încăpere în care se desfăşoară operaţiunile arhivistice curente;
– Sala de studiu va fi prevăzută cu mobilierul şi dotările specifice fiecărui gen de arhivă ce se dă în cercetare;
– Laboratorul de reprografiere va fi prevăzut cu mobilierul şi dotările specifice fiecărui gen de arhivă ce se dă în cercetare;
– Laboratorul de recondiţionare şi restaurare va fi prevăzut cu mobilierul şi dotările specifice fiecărui gen de arhivă ce se dă în cercetare;
– Birouri director, secretariat, arhivişti;
– Încăperi auxiliare: depozite de materiale şi imprimate specifice, materiale întreţinere, punct control, cameră instalaţie alarmare, acumulatori, cameră butelii instalaţie de stingere etc.;
– Grupuri sanitare, coridoare, scări.
Mijloacele de păstrare, mobilierul şi dotările specifice, trebuie să răspundă la următoarele cerinţe:
– să fie rezistente în timp;
– să nu fie executate din materiale combustibile;
– să nu producă în timp degajări chimice care pot duce la deteriorarea materialului depozitat.
Avizele pentru construcţii noi (cu destinaţia clădiri arhive sau cu compartimentări pentru arhive) se acordă numai de către Comisia Tehnică de Avizare a Arhivelor Naţionale ce funcţionează la sediul central.
Acestea sunt doar o parte a prevederilor privind legea arhivării documentelor 2020, incluse în Normativ. Toate prevederile normativului pot fi consultate aici.
Arhivarea și păstrarea documentelor este, așadar o activitate complexă, iar serviciile de arhivare a documentelor UtilDeco ajută la o bună organizare și administrare a documentelor, în deplină conformitate legală și, totodată, aduc mari economii financiare, de timp și spațiu. În plus, așa cum am menționat și la începutul acestui articol, puteți beneficia de decontare (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut pentru serviciile achiziționate de la o Unitate Protejată Autorizată dacă aveți mai mult de 50 de angajați. Pentru colaborări ne puteți contacta la numerele de telefon/fax și la adresele de e-mail de aici.
Surse informații: Legea nr 16/1996 a Arhivelor Naționale, Normativ privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă aprobat prin Ordinul de Zi pe Unitate al Directorului Arhivelor Naţionale nr. 235/05.07.1996 modificat și completat cu Dispoziţiile Zilnice ale Directorului Arhivelor Naţionale nr. 39 din 26.02.2015 și nr. 131/14.07.2020
