Vara anului 2024 a adus cu ea și o serie schimbări în domeniul arhivării documentelor, atât pentru creatorii și deținătorii de documente, cât și pentru furnizorii de servicii de arhivare.
Legea nr. 201/2024 pentru completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică
Primele modificări au fost aduse de Legea nr. 201/2024 pentru completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, publicată înMonitorul Oficial, Partea I nr. 594 din 26 iunie 2024, act normativ care clarifică responsabilitatea arhivării documentelor electronice, simplifică activitatea de arhivare a documentelor electronice pentruinstituțiile și autoritățile statului, aliniind totodată practica arhivistică din România la standardele Uniunii Europene.
Astfel, completările aduse Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 fac referire la obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente electronice, după cum urmează: „a) să le administreze astfel încât să asigure păstrarea integrităţii, autenticităţii și posibilităţii de utilizare a acestora, atât în perioada folosirii curente, cât și în depozitul de arhivă; b) să adopte un sistem de management arhivistic, aprobat de Arhivele Naţionale, care să respecte procedurile specice privind organizarea și desfășurarea activităţii arhivistice a documentelor electronice; c) să implementeze mecanisme tehnice care să asigure accesul și modicarea datelor de o manieră controlată, identicabilă și databilă; d) să implementeze soluţii tehnice care să permită exportul datelor din sistem conform sistemului de management arhivistic aprobat de Arhivele Naţionale”.Așteptămprocedurile specifice privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice a documentelor electronice, acestea urmând a fi aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne, la propunerea Arhivelor Naționale, în termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a noii legi.
În privința modificărilor și completărilor aduse Legii nr. 135/2007, acestea fac referire la: 1. stabilirea responsabililor în domeniul arhivării documentelor electronice – fie creatorii și deținătorii de documente, ca parte a obligațiilor ce le revin potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, fie furnizorii de servicii de arhivare electronică, în condițiile Legii nr. 135/2007; 2. definirea unor noțiuni precum „arhivă electronică”, „arhivare electronică”, „depozit de arhivă electronică” și „document electronic”; 3. stabilirea unor prevederi privind arhivarea documentelor electronice clasificate. În plus, important de subliniat este faptul că prevederile Legii nr. 135/2007, cu noile modificări și completări, nu se aplică activităților de arhivare a documentelor electronice create și deținute de autoritățile și instituțiile publice în nume propriu sau pentru entitățile subordonate acestora.
Legea nr. 237 din 19 iulie 2024 privind aprobarea Ordonanței Guvernului nr. 10/2024
O altă lege care a adus modificări în domeniul arhivistic este Legea nr. 237 din 19 iulie 2024 privind aprobarea Ordonanței Guvernului nr. 10/2024, publicată în Monitorul Oficial nr. 712 din 22 iulie 2024 care aduce o modificare Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Astfel, se reglementează faptul că limitele maxime ale tarifelor practicate de operatorii economici autorizați pentru eliberarea de certificate, adeverințe, copii și extrase de pe documentele pe care le dețin sunt stabilite anual de Arhivele Naționale ale României. Menționăm faptul că, până la data apariției noii legi, stabilirea limitelor maxime ale tarifelor se realiza prin ordin al președintelui Casei Naționale de Pensii, cu avizul Arhivelor Naționale. În contextul noii modificări legislative, în data de 29 august 2024, Arhivele Naționale ale României invită reprezentanții legali ai operatorilor economici autorizați să participe la consultări privind limitele maxime ale tarifelor percepute (conform comunicatului de presă publicat pe site-ul Arhivelor Naționale ale României care poate fi vizualizat aici).
Întreprinderea socială de inserţie şi unitatea protejată Util Deco Group SRL, operator economic autorizat de Arhivele Naţionale ale României pentru prestarea serviciilor arhivistice de Prelucrare arhivistică, Legătorie, Păstrare şi conservare şi Utilizare documente, va urmări în continuare noutăţile legislative în domeniul arhivistic şi vă va ţine la curent prin intermediul paginii https://depozitarhivare.ro/.
Irina Isăcilă,
Expert Arhivare & Co-manager UtilDeco Group SRL
